Digitala hjälpmedel för tidrapportering och personalliggare
Inom vissa branscher är det ett lagkrav att ha en så kallad personalliggare. Kort beskrivet är det en sammanställning av vilken personal som befunnit sig på arbetsplatsen under dagen. Lagen säger att den skall hållas uppdaterad på daglig basis och att den ska finnas lätt tillgängligt. Så långt allt gott, men faktum är att den växande tjänstesektorn resulterat i att allt fler anställda har rörliga arbeten och varierande arbetsplatser. Våran ökade rörlighet kräver så att vi också har system som passar in i vår arbetsvardag. Färre och färre använder sig av penna och papper, numera är det istället olika digitala verktyg som dominerar.
Nuba är ett digitalt verktyg för löpande tidrapportering och digital personalliggare. Personalen installerar Nuba som en applikation i sina mobiltelefoner och rapporterar sin närvaro enkelt. Men appen har också möjlighet att via GPS automatiskt logga närvaro på fasta punkter såsom ett kontor. Verktyget kan också exportera de inrapporterade tider till Visma lön och Fortnox. Ett digitalt verktyg som Nuba kan med andra ord spara både dig och dina anställda onödigt krångel.
Men hur lyckas man då med att implementera ett nytt digitalt verktyg? Många anställda upplever att mer och mer administrativt ansvar faller på dem och tar värdefull tid från deras arbetsområden. Steg ett i en lyckad implementering är kunskap, dels när det gäller förståelse för varför verktyget anses viktigt av företaget och dels praktisk kunskap kopplat till verktyget. Steg två handlar om tid. Ledningen är i regel alltid långt före alla andra i en implementering, från att tanken uppkommer till att den genomförts har det ofta gått flera månader. Så låt även de anställda få lite tid att vänja sig och förstå, återkoppla löpande och fråga hur det fungerar så att ni kan hjälpas åt att landa i det nya tillsammans. Kanske finns det praktiska problem som hade kunna bli grogrund för missnöje, men som i själva verket är enkla att lösa?